Все часто задаваемые вопросы

Получение фактических данных (способы настройки процессов)

Процесс управления ООВО рассматривается как циклическое выполнение следующих шагов:

• планирование (бюджетирование) деятельности;
• получение фактических данных;
• план-фактный анализ, выявление отклонений и их причин;
• корректировка планов (бюджетов), целей предприятия.

В системе управления ООВО учет исполняет роль обратной связи. С его помощью осуществляется сбор информации о текущем хозяйственном состоянии организации, которая является базой для план-фактного анализа.
В рамках эффективного управления необходимо получать фактические данные, сопоставимые с плановыми (бюджетными) показателями. При этом получаемые фактические данные должны быть достоверны, правильно отражать существующую хозяйственную ситуацию в ООВО.
Чем достовернее получаемые фактические данные, тем выше управляемость организации. На достоверность фактических данных влияют группы объективных и субъективных факторов:

• внешние факторы — экономическая среда функционирования ООВО, законодательная база и т.д.;
• внутренние факторы — квалификация сотрудников, наличие и эффективность системы внутреннего контроля, применение информационных технологий, способы получения фактических данных, методологические особенности формирования фактических данных и т.д.

Влияние процесса получения фактических данных на их достоверность
В практике бюджетирования сложилось два способа получения фактических данных для целей сопоставления с запланированными данными.
Первый способ предполагает, что все данные полностью берутся из системы бухгалтерского учета. Но в этом случае бухгалтерский учет должен быть значительно перестроен и отвечать требованиям внутренних пользователей к качеству предоставляемой информации. Только тогда бухгалтерский учет станет надежным источником фактических данных, позволяющих принимать эффективные управленческие решения. Именно таким образом организованный бухгалтерский учет является управленческим учетом, и данные из системы бухгалтерского учета полностью могут быть использованы для проведения план-фактного анализа в системе бюджетирования. Данная организация системы бухгалтерского учета свидетельствует о высоком уровне организации методологии учета, планирования и автоматизации этих процессов.
Из-за сложности перестройкисистемы бухгалтерского учета в ООВО под требования, предъявляемые к ним системой бюджетирования, многие автоматизированные системы бюджетирования используют другой способ сбора фактических данных. Его применение во многом обусловлено влиянием учетного процесса распределения затрат на получение фактических данных для системы бюджетирования.
Второй способ характеризуется тем, что автоматизированные системы «берут» из бухгалтерского учета данные о затратах только по местам их первичного накопления и «копируют» в модуль бюджетирования. В модуле бюджетирования затраты распределяются по правилам, отличным от методов распределения затрат в бухгалтерском модуле. Фактические данные о затратах, полученные в результате такого распределения, в бюджетном модуле используются для план-фактного анализа.

Связь с бухгалтерским учетом

Построение бухгалтерского управленческого учета предусматривает наличие:

• Нормативного регулирования управленческого учета, т.е. установление в законодательном порядке единых правил и методических основ ведения управленческого учета и составление управленческой (внутренней) отчетности. Это позволит, обеспечит собственника (руководителя) необходимой информацией для принятия правильного управленческого решения.
• Инициативы организации по совершенствованию управленческого учета и его рационализации. Ведение учетного процесса разрабатывается самой организацией с учетом отраслевой деятельности, технологических особенностей и процессов.
• Использование в бухгалтерском управленческом учете общих принципов управления:

— системный подход (учетная политика для целей управленческого учета)
— программно-целевое управление
— научная организация труда (распределение обязанностей между работниками учета, менеджеров).
Интеграция систем бюджетного и управленческого учета позволит вузу получить следующие преимущества:

1. Обеспечивается возможность сравнения и проверки данных различных систем учета, поскольку в их основе лежит использование единого информационного пространства.
2. Исключается необходимость дублирования ввода данных и сведений по одним и тем же операциям по исполнению бюджета для нужд различных систем учета.
3. Значительно повышается уровень достоверности управленческой информации за счет однократного ввода данных, что способствует минимизации количества ошибок.
4. Обеспечивается экономия трудовых и иных ресурсов в связи с отсутствием необходимости в содержании дополнительных служб (подразделений, групп) для параллельного ведения различных видов и систем учета и отчетности.
5. Достигается оптимизация документооборота.
6. Возрастает оперативность (сокращаются сроки) предоставления запрашиваемой информации руководителям вуза и его подразделений, в результате чего появляется больше времени для принятия взвешенных, экономически обоснованных решений.

В  российских вузах применяются различные пакеты прикладных программ для ведения бюджетного учета и формирования отчетности. При внедрении управленческого учета должны быть предприняты необходимые меры по доработке данного программного продукта с целью создания возможности использования данных бюджетного учета для формирования информации в системе управленческого учета. При этом предпочтение следует отдать такой организации обмена информацией, при котором вся первичная информация поступает из системы бюджетного учета.
Трансформация данных из бюджетного учета в управленческий учет предполагает решение следующих задач:

• разработка правил трансформации данных бюджетного учета в управленческие;
• установление соответствия статей и подстатей классификации операций сектора государственного управления и управленческих статей доходов/расходов, операций с активами и обязательствами;
• введение при необходимости дополнительных аналитических признаков в счета бюджетного учета плана счетов и дополнительных реквизитов в выводимые на дисплей при использовании программного продукта формы ввода данных первичного учета.

В целях разработки правил трансформации данных бюджетного учета в управленческие следует провестианализ всех операций по исполнению бюджета, осуществляемых вузом, способы их отражения в бюджетном учете и документы, которыми данные операции оформляются.
При этом необходимо установить соответствие корреспонденций счетов бюджетного учета отражению информации на счетах управленческого учета, включая соответствие дополнительных аналитических показателей, статей и подстатей классификации операций сектора государственного управления и управленческих статей доходов/расходов, операций с активами и обязательствами.
Выполнение данной работы позволит детализировать аналитический аппарат бюджетного учета с целью получения необходимой для управленческого учета информации и установить более полное соответствие между ними.
При разработке Плана счетов следует придерживаться правила соблюдения баланса необходимого и достаточного уровня детализации данных. Поэтому необходимо предусмотреть возможность отражения информации отдельно по каждому центру ответственности, программе, государственному заданию, направлению деятельности или мероприятию.
Кроме того, управленческий План счетов должен позволять легко делать выборки данных по определенному признаку, например по центрам ответственности, государственному заданию, программам, сотрудникам, временным периодам и т.д. Для этого необходимо каждой статье доходов и расходов, каждому центру ответственности и каждому виду деятельности присвоить соответствующие коды. Для гибкости анализа в различных разрезах следует разработать Справочники объектов управленческого учета, которые прикрепляются к значимым для системы управленческого учета счетам. Справочники должны быть разработаны с использованием системы кодов.
Система кодов должна быть построена таким образом, чтобы обеспечить взаимосвязь управленческого учета и финансового планирования с применением методов программно-целевого подхода, отдельных справочников управленческого учета.
Для этого в Плане счетов должны быть предусмотрены аналитические показатели, позволяющие выделить:

• из расходов на оплату прочих работ и услуг расходы на оплату повышения квалификации педагогических кадров,
• из расходов на транспортные услуги – расходы на оплату проезда к месту повышения квалификации и обратно,
• из расходов на заработную плату – расходы по сохранению заработной платы работнику, направленному на повышение квалификации и т.д.

Для систематизации и агрегирования однородных данных в управленческом учете применяются аналитические признаки, позволяющие соотнести произведенные расходы с центрами затрат, образовательными программами, подразделениями вуза.
Для целей управленческого учета могут также вводиться забалансовые счета. Учет ведется без применения двойной записи.

Закупки

С 1 января 2014 года начала действовать контрактная система в сфере закупок. Все заказчики в рамках закупок для государственных и муниципальных нужд должны следовать правилам, которые установлены Законом от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ. Эти правила обязаны применять бюджетные и автономные учреждения при условиях, установленных статьей 15 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
С 1 января 2016 года переходят на общий порядок закупок также и заказчики Крыма и Севастополя. До этого они могли проводить закупки по старым правилам, которые были установлены на уровне субъекта. Об этом сказано в частях 32–38 статьи 112 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.             Регулирование закупочной деятельности учреждения сферы образования напрямую зависит от его статуса (бюджетное, автономное и т.п.) и схемы организации закупочного процесса. Например, бюджетное образовательное учреждение может часть закупок осуществлять в соответствии с Законом № 44-ФЗ. При этом другая часть закупок может быть выведена в сферу регулирования Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее — Закон № 223-ФЗ). Сделать это можно только при закупках:

• за счет грантов, полученных безвозмездно и безвозвратно (если грантодателем не установлено иное) от граждан и организаций, а также из бюджета по итогам конкурса;
• в рамках контракта, исполнителем которого является само бюджетное учреждение;
• за счет средств от иной деятельности, приносящей доход (за исключением средств ОМС).

При этом к доходам от иной деятельности относят все поступления, кроме:

• средств на оказание и оплату медпомощи по ОМС;
• субсидий из бюджетной системы;
• пожертвований от граждан и организаций.

 В соответствии с последним бюджетное учреждение осуществляет закупки согласно собственному положению о закупках. Принятое учреждением решение о проведении закупок в соответствии с разработанным положением по Закону № 223-ФЗ или в соответствии с Законом № 44-ФЗ отменить в течение года нельзя. То есть если до 2016 года вы положение не разместили, применять Закон № 223-ФЗ не сможете. А если в середине года учредитель отменил Положение о закупке, проводить закупки по правилам Закона № 44-ФЗ вы сможете только со следующего года.

Законом № 44-ФЗ предусмотрено множество вариантов в отношении выбора закупочной процедуры.
Законом № 44-ФЗ предусмотрены следующие способы, позволяющие обеспечить конкуренцию:

• конкурс (все его виды):                                                                                                         – открытый (ст. 48 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
  – с ограниченным участием (ст. 56 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
  – двухэтапный (ст. 57 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
  – закрытый (ч. 1 ст. 85 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
  – закрытый с ограниченным участием (ч. 10 ст. 85 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
  – закрытый двухэтапный (ч. 14 ст. 85 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
• аукцион (в том числе электронный)
• – открытый в электронной форме (ст. 59 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
  – закрытый (ст. 86 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
• запрос котировок и запрос предложений (ст. 72 Закона от

5 апреля   2013 г. № 44-ФЗ).
Недостатком таких процедур является их длительность и значительный объем закупочного документооборота при организации и проведении процедуры.
Единственная процедура, которая предусматривает закупки в неконкурентных условиях, — это закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя). Законом № 44-ФЗ предусмотрено 37 случаев, когда заказчик имеет право заключить соглашение с любым исполнителем на усмотрение заказчика.
Основания для выбора единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) предусмотрены ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ.
Перечень таких оснований зависит от двух факторов:

• во-первых, когда проведение конкурентных процедур нецелесообразно с экономической точки зрения, то есть цена закупки незначительна по сравнению с затратами времени, например на проведение конкурентной процедуры;
• во-вторых, предмет закупки настолько специфичен, что конкуренция на данном рынке товаров (работ, услуг) фактически отсутствует либо субъект является исключительным правообладателем.

Отдельного внимания заслуживает п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ — это осуществление закупки товаров (работ, услуг) на сумму, не превышающую 100 тыс. руб. Годовой объем таких закупок не должен превышать 2 млн. руб. или не должен превышать пяти процентов совокупного годового объема закупок заказчика и составлять более чем пятьдесят миллионов рублей (в ред. Закона № 140-ФЗ).
Образовательное учреждение в целях комплектования библиотечных фондов может осуществлять закупку печатных изданий без процедур торгов непосредственно у авторов или в издательстве, если они являются исключительными правообладателями, в следующих случаях:

• закупка печатных изданий или электронных изданий определенных авторов у издателей таких изданий в случае, если указанным издателям принадлежат исключительные права или исключительные лицензии на использование таких изданий, а также оказание услуг по предоставлению доступа к электронным изданиям для обеспечения деятельности государственных и муниципальных образовательных учреждений, государственных и муниципальных библиотек, государственных научных организаций (п. 14 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ);
• закупка произведений литературы и искусства определенных авторов (за исключением случаев приобретения кинопроектов в целях проката), исполнений конкретных исполнителей, фонограмм конкретных изготовителей для нужд заказчиков в случае, если единственному лицу принадлежат исключительные права или исключительные лицензии на такие произведения, исполнения, фонограммы (п. 13 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).

Обязательность проведения электронного аукциона ограничивается Перечнем, который утвержден Распоряжением Правительства РФ от 31.10.2013 № 2019-р (далее — Аукционный перечень). При этом товары (работы, услуги), включенные в такой Перечень, допускается закупать не только электронным аукционом, но и запросом котировок, запросом предложений и у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), но с учетом запретов и ограничений, установленных Законом № 44-ФЗ. Таким образом, законодатель установил запрет на проведение конкурсов в отношении товаров (работ, услуг), включенных в Аукционный перечень. Кроме этого, товары (работы, услуги), не включенные в Аукционный перечень, по решению заказчика могут закупаться путем проведения электронного аукциона, то есть за заказчиком остается право выбора формы торгов (конкурс или аукцион) в отношении закупки таких товаров (работ, услуг).
Запрос котировок. Выбирая запрос котировок как способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя), заказчик забывает о таких двух понятия, как «квартал» и «одноименность». Это связано, прежде всего, с тем, что ч. 2 ст. 72 Закона № 44-ФЗ установлен общегодовой предельный объем закупок, который можно осуществлять путем проведения запроса котировок, вне зависимости от даты размещения извещения, заключения контракта или предмета контракта.
Запрос предложений — это способ, при котором победителем признается участник закупки, направивший окончательное предложение, которое наилучшим образом удовлетворяет потребности заказчика в товаре, работе или услуге. Это новая закупочная процедура в российском закупочном законодательстве с 1992 г., когда начала формироваться практика регламентированных закупок. Данный способ представляет собой процедурный гибрид между конкурсом, аукционом и запросом котировок, и заказчикам только еще предстоит его изучать и осваивать.
Законом № 44-ФЗ предусмотрено разнообразие и выбор закупочных процедур в целях обеспечения государственных и муниципальных нужд. В каждой конкретной ситуации у любого заказчика всегда будут аргументы в выборе того или иного способа закупки. На такой выбор будут оказывать влияние следующие факторы:

• планомерность возникновения потребности (ее предсказуемость и заблаговременная финансовая обеспеченность);
• наличие (или отсутствие) временного ресурса;
• принципы выбора победителя, позволяющие более эффективно и результативно осуществить закупку.

         До начала проведения закупок создается комиссию для определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При ее формировании учитывается выбранный способопределения поставщика. Комиссию по проведению закупок можно не создавать только при приобретении товаров (работ, услуг) у единственного поставщика (ч. 1 ст. 39 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). Кроме того, для организации закупок создается контрактная служба или принимается на работу  контрактный управляющий.
Для организации закупок создается контрактная служба или принимается на работу  контрактный управляющий. Создать контрактную службу необходимо, еслисовокупный годовой объем закупок превышает 100 млн руб. Выделять специальное подразделение для этого не обязательно. Членами контрактной службы могут быть любые сотрудники заказчика (в т. ч. руководящие), которые имеют специальное образование по закупкам. А назначать в контрактную службу граждан со стороны, которые не являются сотрудниками учреждения, нельзя (ч.1 статьи 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ и разъяснения в письме Минэкономразвития России от 31 января 2014 г. № ОГ-Д28-834).
Если совокупный годовой объем закупок не превышает 100 млн руб., можно на выбор или создать контрактную службу, или назначить контрактного управляющего (ч. 2 ст. 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ). Контрактным управляющим может быть сотрудник учреждения, занимающий любую должность, со специальным образованием. Выделять отдельную должность контрактного управляющего в штатном расписании заказчика не обязательно (Письма Минэкономразвития России от 18 февраля 2015 г. № ОГ-Д28-2128,от 31 января 2014 г. № ОГ-Д28-834.
Можно назначить нескольких контрактных управляющих и возложить на каждого из них определенные функции и полномочия (п. 2 приложения к письму Минэкономразвития России от 30 сентября 2014 г. № Д28и-1889).  Одновременно назначить контрактного управляющего и создать контрактную службу нельзя, а также нельзя создавать несколько контрактных служб. Это не предусмотрено законодательством.
Для контрактного управляющего и сотрудников контрактной службы применяйте профстандарты:

• специалист в сфере закупок, утвержден приказом Минтруда России от 10 сентября 2015 г. № 625н;
• эксперт в сфере закупок, утвержден приказом Минтруда России от 10 сентября 2015 г. № 626н.

С 1 июля 2016 года использовать эти профстандарты обязательно в части требований к образованию, знаниям и умениям контрактного управляющего и сотрудников контрактной службы. В законодательстве о закупках есть требования к их квалификации (письмо Минэкономразвития России  от 6 апреля 2016 г. № Д28и-841. Сотрудники контрактной службы и контрактный управляющий должны иметь высшее или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
Два варианта создания контрактной службы.
1. Формирование нового структурного подразделения или возложение функций и полномочий на подразделение, которое выполняет функции снабжения. При этом руководителем контрактной службы будет руководитель этого подразделения, назначенный приказом руководителя.
2. Создание сводной (нештатной) службы из сотрудников различных структурных подразделений. В этом случае возглавлять контрактную службу должен руководитель заказчика либо один из его заместителей.
Осуществляя закупочную деятельность, необходимо обладать информацией обо всех возможных вариантах закупки в соответствии с требованиями Закона о контрактной системе, но вместе с тем достаточно гибко, не шаблонно подходить к выбору способа закупки с учетом соблюдения интересов и основной деятельности заказчика.

Распределение косвенных затрат

Для  расчета себестоимости услуг (работ, продукции), необходимо правильно разнести расходы по видам затрат.
Методика учета расходов в бюджетном образовательном учреждении предполагает выделение прямых, накладных (косвенных) и общехозяйственных расходов. Распределение расходов на прямые и накладные (косвенные) заложено в структуре аналитических счетов к счету 109.00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг». Это счета 109.60 «Себестоимость готовой продукции, работ, услуг» и 109.70 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг» (п. 138 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, счет 109.00 Единого плана счетов № 157н). Перечень прямых и накладных расходов законодательно не установлен, поэтому необходимо разработать его самостоятельно исходя из отраслевых особенностей учреждения и закрепить в учетной политике.
При изготовлении одного (единственного) вида продукции, работ, услуг все затраты, непосредственно связанные с производством готовой продукции, выполнением работ, оказанием услуг, относятся к прямым (т. е. сразу на счет 109.60). А счет 109.70 «Накладные расходы производства готовой продукции, работ, услуг» нужно открывать, только когда учреждение выпускает несколько видов продукции (выполняет несколько видов работ, услуг).
Прямые расходы в течение отчетного месяца аккумулируются на соответствующем счете управленческого учета доходов и расходов в разрезе структурных подразделений. Это связано с тем, что данные расходы проблематично отнести на конкретную специальность, так как их количество может превышать несколько десятков. Преподаватели закрепляются за кафедрами, которые относятся к конкретному факультету. Одному преподавателю педагогическая нагрузка может планироваться на разных факультетах. Поэтому прямые расходы распределяются в соответствии с выбранной базой распределения по специальностям, а затем относятся на расходы текущего финансового года от образовательной деятельности.
Особую актуальность приобретают вопросы распределения косвенных расходов между видами деятельности.
Существует три основных метода распределения косвенных затрат между подразделениями:
– метод прямого распределения затрат;
– пошаговый (последовательный) метод распределения затрат;
– метод взаимного распределения затрат (двухсторонний)
Метод прямого распределения косвенных затрат наиболее прост: расходы по каждому подразделению относятся на подразделения напрямую, минуя прочие обслуживающие подразделения. Он применяется в тех случаях, когда центры ответственности  не оказывают друг другу услуги.
Преимуществом этого метода являются его простота и не трудоемкость. Главный же его недостаток состоит в том, что он ведет к серьезным искажениям при определении реальной себестоимости различных видов деятельности.
Пошаговый метод распределения косвенных расходов применяется в тех случаях, когда подразделения оказывают друг другу услуги в одностороннем порядке. Процесс распределения затрат между подразделениями осуществляется поэтапно.
1 Шаг. Определение затрат по подразделениям. Учитываются все затраты подразделения.
2 Шаг. Определение базовой единицы, т.е. единицы объема предоставляемых услуг, используя которую, можно легко определить потребление этих услуг другими подразделениями.
3 Шаг. Распределение затрат. Выполняется на основе выбранной базы распределения.
Пошаговый метод распределения косвенных расходов является более трудоемким, однако по сравнению с предыдущим методом дает более точную картину себестоимости отдельных видов деятельности.
Метод взаимного распределения затрат назван двухсторонним, что отражает суть отношений между центрами ответственности. Он применяется в тех случаях, когда между подразделениями происходит обмен внутриорганизационными услугами. Однако вручную без использования программного продукта его можно применить лишь при наличии двух подразделений.
Выбор базы распределения зависит от специфики деятельности организации. Выделяют следующие базы распределения расходов: прямые затраты на оплату труда, человеко-часы, машино-часы, прямые затраты, выпуск продукции, плановые ставки накладных расходов. Наиболее распространенными базами распределения косвенных расходов бюджетного образовательного учреждения являются приведенный контингент, учебная нагрузка, штатные нормативы. Базой распределения расходов также может быть прямые расходы на заработную плату. Эти базы распределения применимы также и к прямым расходам. Для распределения прямых расходов предлагается использовать показатель трудоемкости для конкретной специальности и формы обучения. Поскольку этот показатель является основным затратообразующим фактором в бюджетном образовательном учреждении. Накладные затраты появляются, когда учреждение ведет несколько видов деятельности (услуг, работ, продукции). В частности, если учреждение оказывает образовательные услуги и выпускает готовую продукцию. В таком случае к накладным относят те затраты, которые не имеют прямой связи с конкретным видом услуг (работ, продукции). Например: амортизация основного средства и затраты на его содержание, если оно используется в нескольких видах деятельности.
Накладные (косвенные) расходы бюджетного образовательного учреждения аккумулируются на соответствующем счете управленческого учета по подразделениям в течение месяца. Эти расходы в конце месяца могут относиться сразу на расходы текущего года или на прямые расходы. Отнесение накладных расходов на прямые приведет к неточности расчетов и усреднению показателей, поскольку прямые расходы подлежат дальнейшему распределению. Поэтому предлагается накладные расходы сразу относить на расходы текущего финансового года, предварительно их, распределив, в соответствии с трудоемкостью для каждой специальности и формы обучения. Методику учета расходов, осуществляемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, предлагается использовать такую же, как и для образовательных услуг, оказываемых сверх государственного задания. Целесообразность такого учета объясняется тем фактом, что субсидии на выполнение государственного задания выделяется общей суммой, а бюджетное образовательное учреждение вправе определить самостоятельно порядок их распределения. Такая методика учета позволит формировать сопоставимые показатели в рамках выполнения государственного задания и сверх него. Расходы от научной деятельности предлагается разделять на прямые, накладные и общехозяйственные. Прямые расходы относятся прямо по договору. В конце месяца прямые расходы закрываются проводками на расходы текущего финансового года от научной деятельности. Накладные расходы аккумулируются на счетах управленческого учета в разрезе подразделений. В конце месяца накладные расходы распределяются пропорционально доходам. Расходы сопутствующих услуг также делятся на прямые, накладные и общехозяйственные. Прямые расходы накапливаются на счетах управленческого учета в разрезе договоров, а в конце месяца списываться на расходы текущего финансового года. Накладные расходы учитываются на соответствующем счете управленческого учета в разрезе подразделений. В конце месяца накладные расходы распределяются пропорционально доходам, а затем относятся на расходы текущего финансового года. Современное бюджетное образовательное учреждение имеет сложную структуру, оказывает большое количество различных видов услуг.
К общехозяйственным расходам относятся затраты, которые связаны с управлением учреждением, организацией его хозяйственной деятельности, содержанием его общего имущества. На практике к ним относят:

• расходы на зарплату (в т. ч. обязательные страховые взносы) административно-управленческого и общехозяйственного персонала, не связанного с процессом оказания услуг, выполнения работ, изготовления продукции;
• амортизационные отчисления, а также расходы на содержание и ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения (например, служебных автомобилей, оборудования и мебели в административных зданиях и помещениях);
• расходы на коммунальные услуги, связь, на содержание недвижимого имущества – уборка, вывоз мусора, охрана и т. п.;
• расходы на эксплуатацию систем охранной и противопожарной безопасности, техобслуживание и ремонт этих систем;
• арендная плата за имущество управленческого и общехозяйственного назначения;
• оплата информационных, аудиторских, консультационных и т. п. услуг;
• другие аналогичные по назначению расходы, которые возникают в процессе управления учреждением и связаны с его содержанием как единого хозяйственно-имущественного комплекса.

Конкретный перечень расходов, относимых к общехозяйственным, необходимо закрепить в учетной политике.
Общехозяйственные расходы бюджетного образовательного учреждения включают расходы на управление, обслуживание и организацию деятельности вуза. Такие расходы относятся ко всем видам деятельности, осуществляемые бюджетным образовательным учреждением.
Универсальным показателем всех видов деятельности, структурных подразделений является сумма начисленной заработной платы и начисления на нее. Поэтому общехозяйственные расходы предлагается распределять пропорционально заработной плате с начислениями на нее. Общехозяйственные расходы от приносящей доход деятельности в течение отчетного месяца аккумулируются на счетах управленческого учета в разрезе подразделений. Общехозяйственные расходы в конце отчетного месяца распределяются и списываются на расходы текущего финансового года от деятельности приносящей доход. Общехозяйственные расходы, осуществляемые за счет субсидий на выполнение государственного задания, учитываются по аналогичной методике.
Предложенная система учета расходов позволяет выделять постоянные (общехозяйственные) расходы, поскольку именно они представляют собой наиболее эффективный путь снижения себестоимости услуг, оказываемых бюджетным образовательным учреждением. Постоянные расходы определяются спецификой деятельности и структурными особенностями бюджетного образовательного учреждения.

Расчетные формы в привязке к показателям

В целях организации эффективной работы по исполнению положений Федерального закона от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее — Закон об образовании), а также регулирования деятельности образовательных организаций высшего образования, подведомственных Минобрнауки России (далее — учреждения) по оказанию платных образовательных услуг по реализации образовательных программ высшего образования и среднего профессионального образования (далее соответственно — платные услуги, плата) и недопущения нарушений прав потребителей указанных услуг, установленных законодательством Российской Федерации, Минобрнауки России сообщает.
Оказание платных услуг возможно в соответствии с частью 17 статьи 2 и статьей 101 Закона об образовании и регулируется Правилами оказания платных образовательных услуг, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 августа 2013 г. N 706 (далее — Правила).
В соответствии с пунктом 2 постановления Правительства Российской Федерации от 26 июля 2010 г. N 537 «О порядке осуществления федеральными органами исполнительной власти функций и полномочий учредителя федерального государственного учреждения» Минобрнауки России разработан Порядок определения платы для физических и юридических лиц за услуги (работы), относящиеся к основным видам деятельности федеральных бюджетных и автономных учреждений, находящихся в ведении Минобрнауки России, оказываемые ими сверх установленного государственного задания, а также в случаях, определенных федеральными законами, в пределах установленного государственного задания (приказ Минобрнауки России от 20 декабря 2010 г. N 1898, с изменениями, внесенными приказом Минобрнауки России от 11 августа 2015 г. N 818) (далее — Порядок).
Порядком предусмотрено, что учреждения самостоятельно определяют возможность оказания платных услуг исходя из необходимости обеспечения одинаковых условий при оказании одних и тех же платных услуг и услуг, осуществляемых в рамках установленного государственного задания, на основе расчета необходимых для оказания соответствующих платных услуг экономически обоснованных затрат с учетом комплексных характеристик образовательной деятельности и подготовки обучающегося (качества образования), предусмотренных федеральными государственными образовательными стандартами и образовательными стандартами.
С 1 января 2016 г. вступила в силу новая редакция пункта 6 Порядка, согласно которой размер платы в расчете на единицу оказания платных услуг не может быть ниже величины базовых нормативных затрат, установленных Министерством образования и науки Российской Федерации в соответствии с Положением о формировании государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) в отношении федеральных государственных учреждений и финансовом обеспечении выполнения государственного задания, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 26 июня 2015 г. N 640, на оказание аналогичной государственной услуги в отношении контингента, принимаемого на обучение на соответствующий учебный год (далее — Положение, базовые нормативы затрат).
Согласно пункту 22 Положения значение базового норматива затрат на оказание государственной услуги утверждается федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, общей суммой, с выделением суммы затрат на оплату труда с начислениями на выплаты по оплате труда работников, непосредственно связанных с оказанием государственной услуги, включая административно-управленческий персонал, в случаях, установленных стандартами услуги, а также суммы затрат на коммунальные услуги и содержание недвижимого имущества, необходимого для выполнения государственного задания на оказание государственной услуги.
Базовые нормативы затрат по программам высшего образования утверждены от 1 декабря 2015 г. N АП-117/18вн.

Балансировка бюджета

Балансировка бюджета — это деятельность субъектов финансового планирования и бюджетирования по обеспечению бездефицитного бюджета за счет оптимизации расходов и увеличения доходов.
ООВО самостоятельно определяют систему оплаты труда. Однако, при разработке системы оплаты труда следует учитывать требования Трудового кодекса Российской Федерации, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, а также Положение об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений. Системы оплаты труда работников ООВО включают в себя:
− размеры окладов (должностных окладов),
− выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
Фонд оплаты труда работников образовательного учреждения формируется на календарный год исходя из объема лимитов бюджетных обязательств федерального бюджета, средств бюджетов государственных внебюджетных фондов и средств, поступающих от приносящей доход деятельности.
Также необходим расчет взносов по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений.

Формирование и корректировка расходной части бюджета

Формирование расходной части бюджета учреждения производится в соответствии с  «Порядком составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации (утвержденным Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 16 июня 2016 г. № 717). Кроме того, ООВО может использовать собственные разработанные классификации показателей расходов, принятые в соответствии с учетной политикой ООВО.
Корректировка расходной части бюджета учреждения осуществляется на основании п.16,17 «Порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации (утвержденный Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 16 июня 2016 г. № 717), а также в соответствии с принятыми в ООВО внутренними нормативно-правовыми актами в части планирования и бюжетирования финансово-хозяйственной деятельности.

Формирование и корректировка доходной части бюджета учреждения

Формирование доходной части бюджета учреждения производится в соответствии с  «Порядком составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации (утвержденным Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 16 июня 2016 г. № 717). Кроме того, ООВО может использовать собственные разработанные классификации показателей доходов, принятые в соответствии с учетной политикой ООВО.
Корректировка доходной части бюджета учреждения осуществляется на основании п.16,17 «Порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации (утвержденный Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 16 июня 2016 г. № 717), а также в соответствии с принятыми в ООВО внутренними нормативно-правовыми актами в части планирования и бюджетирования финансово-хозяйственной деятельности.

Дополнительные сведения о деятельности учреждения в плане ФХД

Дополнительные сведения о деятельности учреждения в плане ФХД отображаются в соответствии с формами iIV-IX «Порядка составления и утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности федеральных государственных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации (утвержденным Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 16 июня 2016 г. № 717). Например, сведения о средствах, поступающих во временное распоряжение учреждения, отражаются в форме VII «Сведения о средствах, поступающих во временное распоряжение федерального государственного учреждения (подразделения) на (очередной финансовый год)» и форме IX «Справочная информация».
В данных формах можно отразить средства по обеспечительным платежам как способ обеспечения исполнения обязательств, средства грантов по соглашению между грантополучателем-физическим лицом и учреждением.

Составление сведений об операциях с целевыми субсидиями

Сведения об операциях с целевыми субсидиями составляются в соответствии с Приказом Минфина России от 28 июля 2010 г. № 81н «О требованиях к плану финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения» (с изменениями от 24 сентября 2015 г) по форме 0501016 Сведения об операциях с целевыми субсидиями, предоставленными государственному (муниципальному) учреждению
С учетом положений, установленных Требованиями для составления плана финансово-хозяйственной деятельности государственного (муниципального) учреждения, Сведения об операциях с целевыми субсидиями, сформированные учреждением, утверждаются в порядке, определенном органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, если иное не установлено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации.
Сведения формируйте в следующем порядке
В графе 1 – наименование субсидии с указанием цели ее предоставления (согласно нормативно-правовому акту, который устанавливает порядок предоставления указанной субсидии).
В графе 2 – код субсидии текущего финансового года, присвоенный учредителем.
В графе 3 – код КОСГУ исходя из экономического содержания планируемых поступлений и выплат.
В графе 4 – код объекта капстроительства (например, недвижимости), который включен в Федеральную адресную инвестиционную программу и на создание которого выделена субсидия на капвложения. При получении других целевых субсидий эту графу не заполняйте.
Графы 5, 6 не заполняйте.
В графах 7, 8 – суммы возврата дебиторской задолженности прошлых лет, на которые подтверждена потребность учреждения направить их на те же цели. Если код субсидии изменился, новый код укажите в графе 7. В графе 8 отразите разрешенные к использованию суммы.
В графе 9 – сумму планируемых на текущий финансовый год поступлений субсидий.
В графе 10 – сумму планируемых на текущий финансовый год выплат за счет средств субсидий с учетом разрешенного к использованию остатка субсидии прошлых лет. Данные показатели могут быть детализированы до уровня групп и статей КОСГУ, а по группе «Поступление нефинансовых активов» – с указанием кода группы КОСГУ.
Перечень целевых субсидий может быть утвержден:

• бюджетным, автономным учреждением – если оно осуществляет полномочия главного распорядителя средств федерального бюджета по предоставлению себе (как получателю) субсидий;
• федеральным органом исполнительной власти (учредителем).

При возникновении необходимости внести изменения в План и (или) Сведения нужно составить новые План и (или) Сведения. В частности, изменение в План нужно внести, если в результате выполнения госзадания у учреждения образовалась экономия средств, и оно перераспределяет указанные средства на другие выплаты (в зависимости от потребности учреждения).